Weiß das Projektteam Bescheid?
„Das wusste ich nicht!“ – „Das steht aber im Intranet. Das hätten Sie wissen müssen! Informationen sind schließlich Holschuld!“
So oder so ähnlich lautet ein immer wieder gehörter Dialog zwischen Projekt-Mitarbeiter und –Leiter. Wobei anstelle von „Intranet“ auch „Projekt-Laufwerk“, „SharePoint“ oder ein anderes Medium stehen kann.
Stimmt das wirklich? Ist Information im Projekt wirklich Holschuld der Projekt-Mitarbeiter?
Ich finde, hier macht sich der Projektleiter (oder das Projekt-Office) die Sache zu einfach. Ich kann den Mitarbeitern nicht alle Informationen „vor die Tür kippen“ und dann erwarten, dass sie sich schon die sie betreffenden heraussuchen. Damit wir uns richtig verstehen: der Projektleiter kann seinen Mitarbeitern zumuten, Besprechungsprotokolle oder andere Periodika regelmäßig zu lesen, wenn sie wissen, wo die jeweils neuste Ausgabe zu finden ist. Aber sie werden und sollen sich nicht die Mühe machen, Informationen „außerhalb der Reihe“, die sie betreffen, aus dem Wust an Informationen herauszusuchen. Das ist nicht ihre Aufgabe. Sie sollen am Projekt arbeiten, jedes andere Vorgehen würde das Projekt ausbremsen.
Die Aufgabe des Projektleiters
Eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters ist es hingegen, die richtigen Informationen den richtigen Leuten gezielt zur Verfügung zu stellen. Das kann er machen, indem er Mitarbeitern die Meta-Informationen, z.B. einen Link, zukommen lässt. Wenn er das gezielt macht, kann er auch erwarten, dass seine Mitarbeiter die entsprechende Information lesen.
Auch die Alarm-Funktion von SharePoint oder ähnlichen Tools einzuschalten, entbindet ihn nicht von dieser Pflicht. Der Alarm schlägt nämlich bei allen neuen oder geänderten Informationen an. Das hilft dem Mitarbeiter nicht, denn dieser müsste wieder alles lesen, um zu entscheiden, was ihn betrifft.
Was macht der Projektleiter, wenn sein Auftraggeber den Stand der Dinge abfragt?
Er stellt die Informationen in geeigneter Form zusammen und stellt sie ihm zur Verfügung. Er würde niemals auf die Idee kommen zu sagen: „Hier ist der Link, lesen Sie sich alles durch, dann wissen Sie Bescheid!“ So abgespeist zu werden, würde der Auftraggeber zu Recht als Unverschämtheit empfinden.
Manche Projektleiter denken, einem Mitarbeiter genau dies zumuten zu können. Doch auch ein Mitarbeiter kann sich darüber ärgern und kündigt eventuell insgeheim die Mitarbeit auf. Der Projektleiter hat sich mit seinem Vorgehen Arbeit gespart, denn er kümmert sich nicht um die Informationsverteilung „nach unten“. Aber hat er damit wirklich Arbeit gespart?
Fazit
Der Projektleiter ist für die gezielte Informationsverteilung an alle Stakeholder des Projekts zuständig. Das ist viel Arbeit, und natürlich kann der Projektleiter diese Pflicht, wie jede andere auch, delegieren, aber er darf sich nicht davor drücken.