Projekt und Prozess – Gemeinsamkeit und Unterschiede

Projekte und Prozesse haben vieles gemeinsam, und doch gibt es prinzipielle Unterschiede, die man kennen sollte.

Projekte

Projekte haben ein definiertes Ziel. Dieses Ziel muss zu einem bestimmten Termin erreicht werden. Dazu stehen begrenzte Mittel und personelle und materielle Ressourcen bereit. Das Projekt wird von einem Projektleiter geführt und verantwortet und hat eine Projektorganisation, die sich meist über mehrere Organisationseinheiten quer zur Linienorganisation erstreckt.

Der Projektleiter und seine Mitarbeiter haben aufgrund der Einmaligkeit des Projekts in der Regel keine Erfahrung mit den speziellen Aufgaben und möglicherweise auftretenden Schwierigkeiten. Da der Verlauf und das Ergebnis des Projekts von sich möglicherweise ändernden Randbedingungen und Zielen abhängen – auf beides haben die Projektmitarbeiter keinen Einfluss – stellt sich das Projekt nicht nur als kompliziert, sondern auch als komplex dar. Das bedeutet, dass sich der Projektverlauf nicht in allen Einzelheiten planen lässt.

Prozesse

Prozesse sind im Gegensatz zu Projekten regelmäßig und normalerweise oft durchgeführte Vorhaben. Ihr Ablauf kann so viel genauer festgeschrieben werden, als bei Projekten, bei denen dieser erst im Verlauf des Vorhabens feingeplant wird. Der Projektplan wird nur einmal angewendet, die Prozessdefinition immer wieder. Daraus folgt, dass ein funktionierender Prozess zwar kompliziert sein kann, aber nicht komplex. Denn das Ergebnis steht fest und der Weg dorthin ist genau definiert und oft erprobt. Auch der Prozess läuft quer zur Linienorganisation in der Regel durch mehrere Bereiche.

Während man im Projektverlauf immer wieder die Frage stellen muss, ob man die richtigen Dinge tut, ist diese Frage beim Prozessablauf längst beantwortet. Die Herausforderung ist hier, die Dinge richtig zu tun – richtig im Sinne von Qualität und Wirtschaftlichkeit. Beim Projekt steht also die Effektivität an erster Stelle, beim Prozess die Effizienz, denn hier wurde die Effektivität bei der Prozessdefinition bereits optimiert. Das heißt allerdings nicht, dass man Prozesse nicht im Sinne eines erweiterten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (eKVP) optimieren sollte. Das ist aber nicht das tägliche Bestreben der Mitarbeiter im Prozess, sondern eher das Ziel eines Prozess-Audits. Und es heißt auch nicht, dass bei der Bearbeitung von Projekten die Effizienz aus den Augen verloren werden dürfte, aber das tägliche Bestreben der Projektmitarbeiter ist die Effektivität.

Aufgaben

Darüber hinaus gibt es noch die Einzelaufgaben, an denen ein (oder mehrere) Mitarbeiter (aus der gleichen Organisationseinheit zusammen)arbeiten. Die Aufgaben können öfter auftreten, dann sind das Routineaufgaben, oder nur ein Mal, dann ist das eine Sonderaufgabe. Beide sind, da keine Zusammenarbeit mehrerer Rollen notwendig ist, weder Projekte noch Prozesse.

Und warum ist die Unterscheidung wichtig?

Beide Vorhaben – Projekte und Prozesse – unterscheiden sich vor allem in der Planung. Während Projekte zu Beginn möglichst grob geplant werden und erst in ihrem Verlauf immer feiner, sind Prozesse in allen Einzelheiten definiert, wenn sie wirksam werden. Das Vorgehen in einem Projekt wird sich rasch und immer wieder ändern, es sind ständige Umplanungen erforderlich. Das Vorgehen bei Prozessen kann nur im Rahmen eines Change-Projekts geändert werden, das nur vom Projekt-Owner angestoßen werden darf. Die Kreativität der Mitarbeiter ist also beim Prozess nur im Rahmen von Verbesserungsvorschlägen gefordert.

Haben Sie Fragen zu dem Thema? brauchen Sie Hilfe bei Projekten oder bei der Planung von Prozessen? Ich helfe Ihnen gerne weiter, bitte kontaktieren Sie mich.