Wie jede verkürzte Aussage ist auch die dieser Überschrift nicht richtig – aber auch nicht ganz falsch. Außer, in diesem Zusammenhang von Schuld zu sprechen – das ist ganz falsch.
Stress bei Projektleiter
Schauen wir uns einmal an, was uns am meisten stresst. Viel Arbeit? Das ist bestimmt nicht die eigentliche Ursache. Es stresst vor allem das Multitasking, denn es führt dazu, dass keine Arbeit richtig gemacht werden kann, und am Schluss bleibt ein schaler Nachgeschmack und ein schlechtes Gewissen. Denn inzwischen ist vielfach nachgewiesen worden, dass man im Multitasking-Betrieb weder schneller noch besser arbeitet, man macht sich da etwas vor. Und das gilt für Männer und Frauen.
Störung bei der Arbeit
Wir sind bei der Arbeit von einer Vielzahl möglicher Störungsquellen umgeben und wir lassen uns von denen auch gerne ablenken. Das liegt in unserer Natur – wenn etwas Neues kommt, macht uns das neu-gierig, und die Befriedigung der Neugier gibt unserem Gehirn einen Kick. Inzwischen haben wir uns daran gewöhnt, dass es immer etwas Neues gibt, die Aufmerksamkeitsspanne, also die Zeit, die wir uns am Stück mit einer Sache beschäftigen wollen und können, nimmt immer weiter ab. Fragen Sie einen Werbefachmann, der wird Ihnen das bestätigen.
Gleichzeitig sagt uns die Hirnforschung, dass wir nur dann gut arbeiten, wenn wir im „Flow“ sind. Der Flow ist ein Zustand, den man nur dann erreicht, wenn man sich ausreichend lange mit einer Aufgabe beschäftigt. Jede Ablenkung („Pling!“-neue SMS) reißt uns aus dem („Sie haben Post!“) Flow heraus. Auch wenn wir die neue SMS oder die neue E-Mail nicht („Düdeldö!“-neuer Facebook-Eintrag eines Freundes) anschauen oder gar bearbeiten, sind wir aus dem Fluss (Telefongeklingel) gerissen und müssen erst wieder mühsam hereinfinden.
Alarmtöne abstellen
Die erste sinnvolle Maßnahme ist also, die Alarmtöne und aufblitzenden Banner abzustellen – technisch kein Problem, höchstens mental. Haben Sie keine Angst, dass Sie dadurch etwas verpassen, die Kommunikationssysteme merken sich ja die neu hereinkommenden Mitteilungen. Sie werden sie lesen – alles zu seiner Zeit.
Zeitblocks zur E-Mail-Bearbeitung reservieren
Die zweite Maßnahme ist nämlich, Zeiten für die Bearbeitung von Mitteilungen zu reservieren. Meist reichen drei oder vier Zeitblöcke am Tag dafür vorzusehen und dann konsequent alles abzuarbeiten, was sich angesammelt hat, oder zumindest die Abarbeitung einzuplanen, wenn es nicht dringend ist. Es gibt natürlich auch Tätigkeiten, bei denen das nicht geht – ein Support z.B. muss zeitnah auf eine Anfrage reagieren. Aber die übrigen werden stauen, wie viel sich durch einfaches Abwarten erledigt und inwieweit man das oft sinnlose E-Mail-Pingpong herunterbremsen kann.
Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben
Die dritte Maßnahme ist Aufgaben, die getan werden müssen, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen und abzuarbeiten. (Sehen Sie dazu auch: Eilig, dringlich, flüchtig…) Dazu ist es notwendig, etwas zu machen, was Ihnen zusätzlich hilft, den Kopf frei zu bekommen – schreiben Sie die Aufgaben auf, ganz altmodisch mit Stift und Papier. Und zwar alle, auch die kleinen, die man sich ja angeblich sowieso merkt. Das entrümpelt das Gehirn, und wenn Sie eine Aufgabe, die erledigt ist, durchstreichen, gibt Ihnen das eine neuronale Belohnung. Das ist ein guter Ersatz für den Kick, der Ihnen dadurch verloren geht, dass Sie nicht mehr x Mal am Tag Ihre Neugier befriedigen. Und trauen Sie sich, streichen Sie Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind.
Ihre Rollen im Beruf
Viertens sollten Sie sich drüber klar werden, wie viele verschiedene Rollen Sie im Berufsleben haben. Überlegen Sie bei jeder Aufgabe, welchen Hut Sie gerade aufhaben, und machen Sie nur den Teil der Aufgabe, der zu dieser Rolle passt. Das hilft, die Aufmerksamkeit nicht zersplittern und die Gedanken nicht zerfleddern zu lassen.
Wie können die Kollegen helfen?
Nachdem wir jetzt vier Maßnahmen ergriffen haben, gibt es eine fünfte, bei denen Ihre Mitarbeiter und, wenn die dazu bereit sind, auch Ihre Kollegen, helfen können: Bei Mails gibt es ein „CC“-Feld. Das ist dazu gedacht, E-Mails an Leute zu schicken, die zwar über den Inhalt Bescheid wissen sollten, aber keine Maßnahmen ergreifen müssen. Dieses Feld wird oft sträflich vernachlässigt. Nur Empfänger, die aufgrund der E-Mail etwas tun müssen, gehören ins „An“-Feld. Und außerdem gibt es die Möglichkeit, einen Empfänger weder ins „An“- noch ins „CC“-Feld zu setzen, wenn man ihn nämlich mit der Angelegenheit wirklich nicht behelligen muss. Der große Hausverteiler zeigt nämlich weder die Wichtigkeit des Absenders noch die Dringlichkeit der E-Mail. Er zeigt nur die Bereitschaft des Absenders, möglichst vielen Leuten möglichst viel Zeit zu stehlen und den Arbeitgeber viel Geld zu kosten. Denn jeder, an den man schreibt, muss sich mit der E-Mail beschäftigen, und sei es nur, um sie zu löschen.
Und bitten Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen, ihren E-Mail nicht hinterher zu telefonieren („Haben Sie meine E-Mail schon erhalten?“), denn das generiert zwei Unterbrechungen für die gleiche Sache. Hühner dürfen gackern, wenn sie ein Ei gelegt haben, das liegt in Ihrer Natur, sie können gar nicht anders. Wir Menschen dagegen haben die Freiheit, zu entscheiden, ob das Gackern über das gelegte Ei wirklich angemessen ist. Sie haben die Freiheit auch einmal still zu bleiben. Es ist sowieso sinnvoll, bei jedem Griff zum Telefon zuerst einmal zu überlegen, ob der Anruf notwendig ist.
Bei dieser fünften Maßnahme müssen Sie mit gutem Beispiel voran gehen, sonst klappt das nicht. Wasser predigen und Wein saufen führt sie ad absurdum. Sie werden merken, wie schwer es ist, eingefahrene Pfade zu verlassen. Tun Sie es trotzdem – es lohnt sich.
Besonderheiten bei der Projektarbeit
Projektarbeit – um auf mein Kernthema zurückzukommen – hat eine unangenehme Besonderheit: Die alltäglichen Aufgaben, die nicht projektspezifisch sind, bleiben oft liegen. Und da Sie sich nicht klonen können, stapeln sie sich und erzeugen ein schlechtes Gewissen, das den Stress weiter erhöht. Dazu kommt, dass man sich bei den alltäglichen Arbeiten wohler fühlt. Man weiß ja, wie es geht, und in der ganzen Unsicherheit eines Projekts beruhigt das ungemein. Hier hilft Ihnen nur, die Einstellung zu Ihrer Arbeit zu ändern. Fragen Sie sich, was Priorität hat, und lassen Sie alles andere konsequent liegen oder delegieren Sie es nach Möglichkeit. Ganz wichtig dabei: Kommunizieren Sie aber auch nach oben, was liegenbleiben muss, damit Sie sich um das Projekt kümmern können. Schreiben Sie Ihren Vorgesetzten, wenn Sie überlastet sind und bieten Sie ihnen dabei aber auch Alternativen an. Das gibt ganz bestimmt Ärger, aber besser, den gibt es jetzt als später, wenn das Projekt den Bach herunter gegangen ist.
… und wer hilft?
Sie sind unsicher, wie Sie Ihre Arbeit organisieren und priorisieren können? Alte, nicht mehr zielführende Glaubenssätze hindern Sie daran? Kontaktieren Sie mich, ich begleite Sie gerne auf Ihrem Weg!