Strategieentwicklung 3/4

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Strategy and tactics in businessStrategieentwicklung für Projekte

Auch Projekte folgen strategischen Vorgaben. Während wir uns im vorigen Beitrag um die Strategieentwicklung im Allgemeinen und insbesondere im Unternehmen angesehen haben, werden wir hier den Strategieentwicklungsprozess im und für Projekte betrachten.

Braucht man eigentlich eine Strategie für ein Projekt? Ich bin der Meinung, dass eine Strategie das erste ist, was bei einem Projekt entwickelt werden muss, noch vor der Festlegung der genauen Zielsetzung und dem Zeitplan. Es muss geklärt werden, was die wichtigsten Ziele im Projekt sind, welche Ziele im Notfall gestrichen werden müssen, wer die wichtigsten Stakeholder sind, und wie das Projekt und sein Fortschritt kommuniziert werden soll. Möglicherweise muss auch eine Strategie für die Finanzierung und die Möglichkeiten, Ressourcen zu erhalten entworfen werden. Betrachten Sie Ihr Projekt als eine kleine Firma, die genau ein Produkt herstellt, dann wird es evident, welche strategischen Entscheidungen notwendig sind.

Die Strategieentwicklung sollte spätestens beim Erreichen jedes Meilensteins fortgeschrieben werden, aber auch, wenn sich wichtige Randbedingungen für das Projekt geändert haben. Zu den Randbedingungen gehört auch die „Stimmung“, also wie „man“ über das Projekt denkt und spricht. Hier muss der Projektleiter den „Flurfunk“ genau abhören und auch die Hinweise der Projektmitarbeiter ernst nehmen.

Ist eine Krise bewältigt, muss diese ausgewertet werden und zur Vermeidung ähnlicher Krisen unter Umständen eine Änderung der Strategie vorgenommen werden. Auf jeden Fall hilft Ihnen eine gute Strategie, die richtigen Dinge zu tun.

Auch im Projekt ist der Arbeitstag der Führung von der operativen Arbeit geprägt, von Terminen, E-Mails, Besprechungen und Kriseninterventionen. Auch hier muss der Leiter eines Projekts also die Zeit für die Strategieentwicklung einplanen und dieser Tätigkeit eine hohe Priorität geben, sonst wird sie aufgrund der immer gegebenen Dringlichkeit und vorgeblichen Wichtigkeit des Tagesgeschäftes nach hinten geschoben und schließlich versäumt. Denken Sie hier an die Eisenhower-Matrix.

Wie bereits erwähnt benötigt man für die Strategieentwicklung ein Gerüst von Arbeitsschritten. Nagel und Wimmer haben diese für die Unternehmensstrategie entwickelt, ich habe sie für Projekte modifiziert. Es gibt 7 Schritte für eine Strategieschleife im Projekt:

  1. Strategische Analyse

Hier sollten Sie alles hinterfragen, was „man sowieso schon weiß“. Fragen Sie nach den genauen Anforderungen an Ihr Projekt, wer genau Ihre Kunden sind und auf was diese Wert legen. Setzen Sie sich mit den technologischen Zukunftstrends auseinander, finden Sie die besonderen Herausforderungen des Projekts heraus. Und denken Sie über die wichtigsten Chancen und Risiken nach.

  1. Zukünftigen Status entwickeln

Machen Sie einen Entwurf der Zukunft, was wird also anders sein, wenn das Projekt verwirklicht wurde und die Kunden das Ergebnis nutzen. Wer wird begeistert sein, welcher Arbeitsablauf wird sich wesentlich ändern, von wem sind Widerstände zu erwarten? Und was ändert sich für die Projektmitarbeiter, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Insgesamt geht es hier um ein schlüssiges und realistisches Zukunftsbild.

  1. Entscheidungen treffen

Bei diesem Punkt geht es darum, einen Bogen zu schlagen zwischen Vision und Realität. Welche Techniken und Entwicklungen wären zwar schön, sind aber zu aufwendig? Was wird vom Kunden noch bezahlt? Für was ist Knowhow vorhanden, was müssen wir aufgrund mangelnder Ressourcen streichen?

  1. Strategie gestalten

Nachdem bekannt ist, was verwirklicht werden soll, ist noch die Frage offen, wie, also auf welchem Wege die Realisierung angesteuert werden soll. Was wird vom Team gemacht, was wird extern vergeben, was wird zugekauft?

  1. Projektorganisation umbauen

Im Laufe der Strategiearbeit hat sich möglicherweise herausgestellt, dass andere Mitarbeiter als ursprünglich geplant ins Boot geholt werden müssen. Vielleicht sind auch andere Ressourcen notwendig, oder Zeit- und Zielvorgaben müssen geändert werden.

  1. Projektcontrolling gestalten

An welchen Punkten müssen die Teilergebnisse überprüft werden? Wer macht das, mit welchen Mitteln und auf welche Art und Weise? Wann und wie werden Teilergebnisse „nach oben“ kommuniziert? Was passiert, wenn sich herausstellt, dass ein Teilziel nicht oder nicht rechtzeitig erreicht werden kann? Wer kommuniziert das an wen?

  1. Strategie implementieren

Erst hier wird mit der konkreten Projektplanung begonnen, jetzt kommen die taktischen Entscheidungen und Vorgaben. Und dann beginnt die Umsetzung.

Es ist klar, dass zu Beginn eines Projektes die Strategie weder vollständig noch genau festgelegt werden kann, auch hier gilt, so grob wie möglich und so fein wie nötig zu planen. Deshalb ist Strategiearbeit iterativ, Sie müssen also immer wieder Ihre Strategie überprüfen, indem Sie die im vorherigen Beitrag geschildert Strategieschleifen vorsehen.

Teil 4 – Systemische Strategieentwicklung

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