Lost in Collaboration

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Mit ein paar Regeln wird es für Sie als Projektleiter leichter, Ihr Projektteam zu führen und einfacher zu kommunizieren.Ohne Teamwork im Projektteam …

Ohne Teamwork geht heute nichts mehr, da sind sich alle auch im Projektteam einig. Einer allein kann die komplexen Probleme nicht mehr lösen, dazu braucht es Zusammenarbeit. Und – ganz klar – Kommunikation ist das „A und O“ der Teamworker in Projektteams.

… und mit?

Und dann kommt der Moment, wo jeder denkt, dass mit Teamwork auch nichts geht. Vor lauter Meetings, TelKos und E-Mails kommt keiner im Projektteam zum Arbeiten. Das Projekt geht nicht weiter, es ist in endlosen Abstimmungsschleifen gefangen. Bis dem Projektleiter der Kragen platzt und er wieder alles selbst entscheidet und durchführt, und das ohne Abstimmungen. Das geht vielleicht eine ganze Zeitlang gut, das Projekt geht weiter. Aber der Projektleiter steht fürchterlich unter Zeitdruck und so trifft er weitreichende Entscheidungen, ohne jemanden zu informieren. Und eine dieser Entscheidung ist blitzschnell, messerscharf – und grottenfalsch. Er hat eine lächerliche Kleinigkeit übersehen, die sich zur Katastrophe auswächst. Das Projekt geht fast den Bach herunter, weil er wichtige Fachleute nicht gefragt hat. Die wussten um die Probleme, waren aber entweder beleidigt, weil sie nicht mehr gefragt wurden, oder sind nicht mehr rechtzeitig zu ihm durchgedrungen.

Das Maß der Zusammenarbeit abwägen

Was also tun – ohne Teamwork geht nichts, aber mit dauert alles länger. Nun, auch hier gilt der alte Spruch, dass die Dosis das Gift macht. Zu wenig Kommunikation führt in die Katastrophe, zu viel führt zu einem Deadlock. Wie soll man jetzt entscheiden, was das richtige Maß ist?

Gewöhnen Sie sich daran, Fehler werden Sie immer machen. Es wird immer zu viel oder zu wenig Kommunikation sein. Jeder Ihrer Auftraggeber und Ihrer Mitarbeiter hat ein anderes Informationsbedürfnis und Sie können es nicht allen recht machen. Mit ein paar Regeln wird es für Sie als Projektleiter leichter.

Sorgen Sie für effektive Besprechungen

Die erste Regel betrifft Besprechungen: Sorgen Sie für effektive Besprechungen. Das erreichen Sie dadurch, indem Sie genau überlegen, was Sie besprechen wollen und wen Sie dazu brauchen. Und dann laden Sie genau diese Leute ein, mit einer Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können. Legen Sie fest, was jeder zur Besprechung mitzubringen hat. Und wer unvorbereitet kommt, verdient Ihren Zorn.  Wenn Sie keine Zeit haben, die Besprechung vorzubereiten, delegieren Sie die Vorbereitung. Fragen Sie sich bei jeder Besprechung, ob Sie unbedingt dabei sein müssen. Wenn nicht, bleiben Sie weg, lassen Sie sich berichten. Sie müssen nicht überall dabei sein, Sie haben besseres zu tun.

Während der Besprechung bleiben die Handys aus – nicht nur stumm geschaltet. Und keiner rührt seinen Laptop an, um Mails zu beantworten. Das ist unhöflich, unverschämt und ineffektiv. Denn wenn Besprechungen straff geführt werden, ist keine Zeit für Multitasking.

Schließlich wird keine Besprechung beendet, ohne dass jeder weiß, was er zu tun hat. Wenn jemand während der Besprechung keine Aufgabe bekommen hat, die er zu erledigen hat, dann hat er auch das zu wissen, unmissverständlich.

Projektkommunikation – so wenig wie möglich, so viel wie nötig

Die nächste Regel betrifft die Projektkommunikation und die Kommunikationskanäle. Lesen Sie dazu mehr in einem früheren Blog ( „Gestresst? – Selbst schuld!“). Um es kurz zusammenzufassen: Fassen Sie sich kurz. Und informieren Sie nur an die Leute, die es angeht. Machen Sie sich dazu am besten einen Kommunikationsplan, der festlegt, welche Information an welchen Mitarbeiter gegeben werden muss.

Kommunikation nach oben

Und die dritte Regel: Halten Sie ihre Vorgesetzten informiert, vor allem über drohende Katastrophen.  Nichts ist schlimmer für einen Vorgesetzter, als von dritter Seite über eine Schieflage befragt zu werden, von der er nichts weiß. Erziehen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Sie über Fehler zu informieren. Wer einen Fehler zu vertuschen versucht, bekommt die Ohren lang gezogen, wer ihn meldet, einen Pluspunkt. Genauer habe ich das in dem Blog „Fehler im Projekt“ beschrieben.

Und wenn Sie dann trotzdem mal zu wenig oder zu viel informiert haben? Wenn Sie Ihre Mitarbeiter richtig „erzogen“ haben, werden die das deutlich sagen – und zwar nicht nur untereinander, sondern vor allem Ihnen. Und da sie souverän sind, werden Sie diesen Fehler zugeben und aus ihm lernen können. Und wenn Sie sich im Gestrüpp der Tagesarbeit verfangen haben und das drohende Gewitter nicht sehen – Ihre Mitarbeiter werden Sie lautstark darauf hinweisen. Ist das nicht ein schönes, neues, sicheres und stressminimiertes Gefühl bei der Arbeit?

Ich helfe Ihnen gerne, dieses neue Gefühl in Ihr Projekt einzubauen, kontaktieren Sie mich telefonisch oder per E-Mail. Wir schauen uns dann gemeinsam Ihr Projekt an und Sie werden herausfinden, wie Sie die Zusammenarbeit  in Zukunft optimieren werden.

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